En particulier dans les entreprises de taille moyenne, les processus analogiques et sur papier dominent encore dans les achats. La transparence fait défaut et les coûts du processus sont élevés. Un examen approfondi vaut la peine pour chaque entreprise, car il crée un grand potentiel d'économies. Dans les entreprises de taille moyenne, les responsabilités en matière d'achats et les processus associés sont souvent peu clairs. Pour cette raison, de nombreuses entreprises ne peuvent qu'estimer les volumes et sont souvent loin du compte.
Détermination des zones d’achat
Afin de promouvoir la transparence des processus d'achat, une analyse minutieuse est nécessaire. Tout d'abord, il convient de déterminer les zones d'achat concernées, le nombre respectif de transactions (de commande) ainsi que le nombre de créanciers respectifs.
L'enquête révèle plusieurs aspects qui témoignent de processus inefficaces. Voici, par exemple, quelques signes d'alerte que vous devriez examiner de plus près :
- Nombre élevé de documents ou de transactions par domaine d'achat
- Nombre élevé de fournisseurs par zone d'achat pour les mêmes services
- Un nombre élevé de créanciers avec des coûts de traitement élevés
- Flux de processus sur papier
- Pauses médias
- Activités redondantes
- Processus d'approbation multiples pour les questions ayant le même contenu
Sur la base de cette analyse et de ces résultats, vous pouvez mettre en place des achats indirects plus efficaces et simplifier les processus. De cette manière, vous créez la base de la numérisation et de l'automatisation de vos achats.
Les outils
Afin d'exploiter le potentiel d'optimisation des achats indirects, il existe des outils qui vous soutiennent grâce à leur longue expérience. On utilise les données comptables pour créer la transparence et documenter les processus qui mènent aux décisions d'achat indirect par le biais d'entretiens et d'ateliers. Ce faisant, vous prenez également en compte les processus d'approbation et de libération. On utilise ces informations pour déterminer et évaluer les coûts des processus liés aux achats et pouvons utiliser l’expertise pour découvrir des économies potentielles.
Ce faisant, on permet également une vision stratégique du secteur et assure une répartition efficace des tâches entre les achats et la demande. Globalement, vos projets vous procurent les avantages suivants :
- Vision holistique du processus d'achat
- Regroupement des besoins, réalisation d'avantages conditionnels, pas d'achats marginaux.
- Réduction de la complexité des articles à acquérir
- Réduction significative des coûts de processus dans l'ensemble du flux d'achats.
- Documentation des activités de passation de marchés (preuve d'audit) et garantie de conformité
- Accroître la transparence
- L'apprentissage organisationnel dans le domaine des achats
- Assurer la viabilité future de votre entreprise